PRODUITS ET SOLUTIONS

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Plan de classification

Le plan de classification permet de retrouver facilement et rapidement le bon document ou le bon dossier au bon endroit. Il s’agit d’un outil qui regroupe les documents de façon logique et hiérarchique, en fonction des activités de l’organisation. Il s’applique tant aux documents papier qu’aux documents électroniques.

La codification numérique proposée permet de repérer les fichiers et en même temps de leur attribuer une règle (délai) de conservation.

 Avantages d’un plan de classification :

  • Classer vos documents selon une méthode uniforme et officiellement acceptée, appliquée par tous les départements;
  • Accélérer le repérage de l’information;
  • Diminuer l’impact lors du changement du personnel en permettant la continuité des activités;
  • Favoriser la prise de décision.

Exemple d’une série du plan de classification : 

1000 ADMINISTRATION ET DIRECTION
1100 Réglementation administrative
1110 Politiques
1120 Procédures
1130 Directives

 

Calendrier de conservation

Le calendrier de conservation représente la politique officielle de l’entreprise en matière de conservation et d’élimination de ses documents, quel que soit leur support de conservation (papier ou numérique). Il est un outil de gestion documentaire qui va vous indiquer combien de temps vous devrez garder vos documents et quelle est la disposition finale des documents inactifs (élimination, tri ou conservation).

 Avantages de l’application des règles de conservation:

  • Réduire la masse documentaire et le coût d’entreposage des documents;
  • Augmenter l’efficacité administrative;
  • Identifier et protéger les documents essentiels et les documents confidentiels;
  • Éviter la destruction de documents significatifs et importants;
  • Assurer la conservation des documents ayant une valeur historique pour l’entreprise.
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Guide de bonnes pratiques en gestion documentaire

Ce document contient des informations sur le cycle de vie des documents, la valeur juridique et l’intégrité des documents technologiques, les règles de nommage des documents électroniques, le classement et la conservation à long terme des documents ainsi que sur l’épuration et la destruction des documents.

 Avantages offerts par l’application du guide :

  • Aider les employés à appliquer les bonnes pratiques en gestion documentaire;
  • Formaliser et uniformiser les méthodes de travail.

Guide de numérisation

La loi permet à un document numérisé d’avoir la même valeur juridique et de remplacer l’original seulement si le processus de numérisation est documenté. Sans documentation, le document résultant du transfert n’a aucune valeur juridique.

Le guide de numérisation vise à fournir des outils pour la réussite du projet de numérisation de substitution (destruction des originaux), en donnant des informations sur les exigences archivistiques et juridiques ainsi que sur les recommandations techniques à suivre.

Avantages de l’application du guide de numérisation :

  • Permettre à l’organisme de détruire la version papier après numérisation;
  • En cas de litige, avoir une procédure qui permet d’être conforme aux lois en vigueur (Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information et Code civil du Québec);
  • Garantir la valeur de preuve des documents numérisés et leur conservation pérenne;
  • Rationaliser les coûts de conservation liés aux espaces et aux ressources matérielles nécessaires pour l’entreposage des documents;
  • Faciliter l’accès et la consultation des documents.

Politique de gestion du courriel / Guide de gestion du courriel

La politique de gestion du courriel indique le cadre juridique et archivistique à respecter ainsi que les rôles et les responsabilités des intervenants.

Le guide est conçu pour vous sensibiliser à la bonne gestion du courriel et vous proposer des leviers d’action afin de limiter les effets néfastes de la communication électronique.

Avantages de l’application des outils de gestion du courriel :

  • Sensibiliser les employés à l’égard de l’adoption de bonnes pratiques de gestion du courrier électronique et des pièces jointes;
  • Assurer des pratiques normalisées et uniformes, en conformité avec les lois et les règlements en vigueur;
  • Améliorer l’efficacité de communications internes et externes;
  • Gérer adéquatement l’intégrité, l’authenticité et la confidentialité des messages électroniques;
  • Rationaliser création des messages électroniques.

Analyse des besoins et accompagnement pour l’acquisition d’un logiciel de gestion intégrée de documents

Ce rapport indique vos besoins en gestion documentaire ainsi que les fonctionnalités attendues d’un logiciel pour répondre aux problématiques identifiées.

 Avantages d’un logiciel de gestion documentaire :

  • Permettre une forte gestion des droits d’accès, jusqu’au niveau de document;
  • Assurer l’intégrité du document pendant tout le cycle de vie;
  • Permettre l’indexation et un meilleur repérage de l’information;
  • Faciliter le travail collaboratif.

Savez-vous que le logiciel GED est seulement un outil qui ne règle pas les problèmes existants en gestion documentaire? Il doit s’appuyer sur un ensemble de politiques, procédures et pratiques clairement définies. Avant d’’acheter un logiciel, il faut que vos employés classent leurs documents selon un plan de classification unique, qu’ils nomment bien leurs documents, qu’ils éliminent régulièrement les documents papier et électroniques à l’aide du calendrier de conservation. Quand les politiques et les procédures qui encadrent la gestion documentaire sont connues et appliquées par vos employés vous pouvez passer à la prochaine étape – l’acquisition d’un logiciel de gestion des documents.