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La gestion des documents administratifs représente un enjeu primordial pour la performance, l’image et la protection juridique de l’organisme. Voici seulement quelques-uns des défis auxquels une organisation est confrontée dans la gestion documentaire :

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Problèmes liés au repérage de l’information

  • Est-il déjà arrivé que des documents soient difficilement repérables ou même introuvables?
  • Les employés classent-ils les documents papier et électroniques, selon leur logique personnelle qui est difficile à comprendre si la personne est absente ou si elle quitte son emploi?
  • Est-il difficile d’identifier la bonne version d’un document?
  • Avez-vous des difficultés à repérer les documents électroniques parce qu’ils n’ont pas été bien nommés?
  • Avez-vous de la difficulté à identifier qui est l’auteur du document ou quel est le département qui doit conserver ce document?

Problèmes liés à l’espace

  • L’espace d’entreposage du serveur est-il saturé rapidement?
  • Les doublons gaspillant un espace précieux sur votre disque dur?
  • L’entreposage de vos documents papier génère des frais importants?
  • Vos documents numériques et papier sont-ils conservés trop longtemps ou détruits avant le terme seulement parce que leur durée de conservation n’a pas été établie?
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Problèmes liés au respect de l’intégrité du document technologique

  • Avez-vous pris toutes les mesures nécessaires pour vous assurer que vos documents électroniques ne sont pas modifiés, altérés ou détruits de façon intentionnelle ou accidentelle ?
  • Savez-vous quelle est la différence entre l’original, la copie et le transfert des documents numériques, selon la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’informations?
  • Connaissez-vous l’importance des métadonnées pour prouver l’authenticité et l’intégrité des documents technologiques?
  • Votre processus de numérisation de substitution est-il documenté afin de répondre aux exigences légales?

Problèmes liés à la conservation à long terme des documents numériques

  • Savez-vous que les copies de sauvegarde ne devraient jamais être utilisées comme mécanisme de conservation à long terme?
  • Avez-vous choisi des formats ouverts qui vont vous permettre de pouvoir ouvrir vos documents si on se place à un horizon de 30 ans ou plus?
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Problèmes liés au respect de la confidentialité

  • Connaissez-vous les exigences légales pour la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits?
  • Avez-vous identifié vos documents confidentiels?
  • Votre contrat des services d’infonuagique respecte-t-il les dispositions des lois en vigueur pour la protection des renseignements personnels?

Problèmes liés à la gestion du courriel

  • Une grande quantité de courriels et de fichiers attachés s’accumulent dans vos boîtes de messagerie en saturant les espaces de stockage?
  • Savez-vous qu’un courriel offre le même degré de confidentialité qu’une carte postale? Avez-vous pris des mesures de protection des renseignements personnels lors de leur transmission afin de respecter la loi?

Si la gestion de vos documents commence à représenter un véritable casse-tête, consultez-nous!

ÉTAPES D’UN MANDAT EN GESTION DOCUMENTAIRE

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MANDAT DE LA HAUTE DIRECTION

Le mandat de la haute direction est un élément essentiel pour la réussite d’un projet en gestion documentaire.
Avantages de l’implication de la direction pour porter et soutenir le projet :
• Permet une formulation claire des objectifs ;
• Assure l’acceptation et la participation de tous les employés de l’entreprise;
• Affirme la pertinence du mandat et garantit sa mise en œuvre.

ANALYSE DES BESOINS

C’est une étude qui brosse un portrait global de la situation documentaire au sein de l’organisme, en indiquant les lacunes, les besoins spécifiques et les solutions envisageables.

Le mode d’approche utilisé :

1. Connaissance de l’organisation

    • Mandat, mission, objectifs, politiques et procédures, rapport annuel, historique, organigramme, site Web, législation et réglementation régissant l’organisme;
    • Problèmes soulevés par la direction;
    • Besoins prioritaires en gestion documentaire;

2. Étude de l’existant (volume documentaire, architecture d’information, repérage, intégrité des documents, pérennité des données, déclassement, respect des lois régissant la gestion de l’information, etc.)

3. Recommandation des solutions

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IMPLANTATION DES SOLUTIONS RETENUES

En fonction des problèmes et des besoins identifiés lors de l’analyse des besoins, certaines solutions de gestion documentaire peuvent être mises en œuvre  :

  • Système de classification uniforme;
  • Calendrier de conservation;
  • Règles de nommage des documents numériques;
  • Mesures pour assurer la sécurité, l’intégrité et la conservation à long terme des documents;
  • Règles pour l’épuration et la destruction des documents.
  • Mesures pour la gestion du courriel;
  • Règles pour la numérisation de substitution afin de respecter le cadre légal;
  • Politiques et procédures de gestion documentaire.

RÔLE-CONSEIL

Accompagnement et soutien auprès du personnel pour l’utilisation et l’implantation des outils de gestion documentaire.